2024年1月から領収証などの保管方法が変わります

起業女性のお金のミカタ
新田真由美です。

2024年1月から領収証などの保管方法が変わります。

これまで、紙で保管していた経費の領収証などの保管方法が変わります!

電子帳簿保存ってなあに?

メールやオンラインでやり取りした請求書や領収証は、データとして保存することが必須になります。

これまで、メールなどでもらった請求書などは一旦プリントアウトして保管しないといけませんでした。
それが、オンライン上で取引したものは、すべてPDFなどのデータで保存しないといけなくなります。

引用:国税庁ホームページ「電子取引データの保存方法をご確認ください」

どんなふうに保存したらいいの?

例えば、Amazonで書籍を購入した場合、
オンライン上での取引になりますので、領収証をPDFで保存します。

保存する場所は、
パソコンの中やクラウド上でも大丈夫です。
保存するときは、検索してすぐ出せるようにしておく必要があります。

Excelで索引簿を作るか、フォルダを作成し決められたタイトルを付けて保存する方法があります。

Excelで索引簿を作る

Excelで索引簿を作って検索しやすいようにします。
索引簿のサンプルは、国税庁のホームページでダウンロードできます。

フォルダを作って保存

索引簿を作る方法以外に、フォルダを作って保存する方法でもOK。
パソコンにフォルダを作り、データをして保存します。
そして、データの名称には「日付_相手先_金額」を付けます。

例えば、Amazonで2023年5月26日に1,700円の物を買った場合、
「20230526_Amazon_1,700」
このようにタイトルを付けて保存します。

そして、データは、月別か相手先別にフォルダを作って保存します。

こんな感じ↓

 

紙でもらった領収証は?

紙でもらった領収証などは、これまで通り紙のまま保管でも大丈夫です。
でも、スキャンしてデータとして保存しておけば、原本の保管の必要がなくなります。

帳簿や領収証などは何年保管しないといけないか知っていますか?

7年です。

7年分の帳簿や領収証を保管しておくのって、
場所も取りますし、探すのも大変。

でも、データにして管理しておけば
場所も取らないし、検索で探すことができるようにしておけば
作業効率も上がりますよね。
(ただし税法上、データで保存すれば原本の保管の必要がなくなりますが、その他の法律では原本の保存が必要なケースもあります)

会計ソフトに保存もOK!

会計ソフトの中に、データとしてアップロードすると、検索するときも便利ですよ。

電子帳簿保存法の「改ざん防止のための措置」については、
タイムスタンプってどうしたらいいの?」で書いています。

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